Fra Excel til automatisert budsjettprosess

De fleste budsjettprosesser starter i Excel, og det er ingenting galt i det. Excel er fleksibelt, alle kan bruke det, og for en liten bedrift er det ofte nok. Problemene kommer når flere skal bidra, og når budsjettet skal følges opp mot faktiske tall gjennom året.

Tegn på at regnearket har vokst fra dere

• Budsjettfiler sendes på e-post, og det er uklart hvilken versjon som gjelder.
• Det tar dager å samle innspill fra avdelingene til ett budsjett.
• Formler brytes når noen legger til en rad eller en ny avdeling.
• Budsjett mot regnskap lages manuelt hver måned, og kommer for sent til å være nyttig.
• Prognoser oppdateres sjelden, fordi det tar for lang tid.

Steg 1: Få faktiske tall automatisk

Start med regnskapet, ikke budsjettet. Når faktiske tall hentes automatisk fra økonomisystemet, forsvinner den manuelle jobben med å lage budsjett mot regnskap, og dere ser avvikene mens det fortsatt er tid til å gjøre noe med dem.

Steg 2: Bli enige om strukturen

Budsjett og regnskap må snakke samme språk: samme kontoplan, avdelinger og prosjekter. Det høres opplagt ut, men det er her mange budsjettprosesser glipper. En enkel mapping mellom budsjettlinjer og kontoer løser mye.

Steg 3: Legg inn budsjettet der tallene er

Med skrive-tilbake kan avdelingslederne legge inn budsjett og prognoser direkte i rapporteringsløsningen, for eksempel i Qlik med Inphinity Forms. Tallene valideres når de legges inn, endringer logges, og alle jobber i samme versjon.

Det betyr ikke at Excel må bort helt. Mange beholder Excel til de første utkastene, og bruker løsningen til innsamling, godkjenning og oppfølging.

Steg 4: Gjør prognosene løpende

Når budsjett og faktiske tall ligger på samme sted, blir det mye enklere å oppdatere prognosen. I stedet for én stor revisjon i året kan dere justere prognosen hver måned eller hvert kvartal, basert på det som faktisk har skjedd.

Hva dere får

• Én versjon av budsjettet, uten filer på rundgang
• Avvik synlig per måned, avdeling og konto
• Mindre tid til å samle tall, mer tid til å diskutere dem
• Prognoser som er oppdaterte når ledelsen trenger dem

Det viktigste rådet er å ta det i steg. Automatiske faktiske tall gir verdi fra første måned, og gjør resten av reisen enklere.